O Outlook e a virtualização da informação

Desde que comecei a trabalhar (há 2 anos) sempre utilizei o Outlook como ferramenta auxiliar de trabalho e achava que funcionava bem pro que era. Há um mês comecei a trabalhar efetivamente com Gestão de TI e vi que o que eu conhecia do software não é nem 1/3 do que ele é capaz de fazer. Isso graças à ausência de impressora (proposital) no meu setor. Ao começar me interroguei por alguns minutos como uma equipe diante de um ambiente tão moderno em infra-estrutura, autonomia e metodologia de trabalho poderia “sobreviver” com tanta naturalidade sem uma simples impressora.

Logo na primeira semana de trabalho, comecei a sentir dificuldades em organizar, sem poder imprimir, tanta informação. Afinal, quanto mais moderna a metodologia de trabalho, mais dinâmico o ambiente... Bittencourt faz uma solicitação ao Gonçalves com cópia pro Albuquerque, Albuquerque encaminha pro Duarte, Duarte aconselha Gonçalves a operar procedimento X, Gonçalves encaminha pro Andrade pra tirar dúvidas sobre o procedimento X com cópia pro Santana que é da mesma área que o Andrade, Farias intervém e diz que Andrade não é a melhor pessoa pra tratar do assunto e pede pra encaminhar pro Mascarenhas, que por sua vez aponta um erro no procedimento X e encaminha pro help-desk e assim vai! No final das contas o que era uma solicitação de 1 pra 1 se fragmenta em 4 solicitações envolvendo umas 15 pessoas. E um agravante: o hábito que temos de fazer ligações pra resolver as coisas com mais rapidez e clareza; o que faz com que o histórico por e-mail do processo vá pro espaço, afinal o boca a boca é muito mais eficiente. Ah! Tudo isso num intervalo de tempo muito pequeno, digamos 15 minutos. E em 15 minutos já chegaram outros 5 e-mails do mesmo naipe.

Uma das soluções que eu adotaria no trabalho antigo, seria imprimir a parte essencial do histórico de cada e-mail, e ir destacando com minha Bic e meu marca-texto os pontos relevantes e como/quando eu deveria atuar em cima de cada caso. Porém, eu não tinha mais impressora. Perguntei ao Felipe, colega de trabalho, e ele me responde com um sorriso de canto “Impressora? Aqui é TI verde na veia!” <cri...cri... >

Ou seja, ia ter que me virar. E eu que cheguei achando que só ia ter dificuldades com a parte técnica, já cheguei tomando uma banda do nova postura que eu teria que ter no cotidiano profissional. Comportamento que ainda está longe de ser adotado por muitos funcionários de grandes empresas e organizações. Comecei a pensar em novas maneiras pra acompanhar o ritmo, e foi aí que descobri o verdadeiro Outlook. A sua versatilidade só não supera a do Excel, até porque é destinado pra uma atividade muito mais simples e ”popular”, digamos assim. Vale a pena se "adaptar"!

1)      Gerenciamento da Informação

O primeiro passo que dei foi criar categorias de e-mails:

Só aí, mais de metade dos meus problemas estavam resolvidos! Ao criar categorias, eu consigo classificar mensagens e agrupá-las de acordo com as tarefas que devo fazer: tarefas a serem solucionadas, cobrar soluções que dependam de terceiros, registrar o que eu solucionei, entre outros.

2)      Alertas e Agenda de Compromissos

Para complementar o uso de categorias, outra funcionalidade simples é a opção de adicionar lembretes em cada mensagem. Se eu tenho uma demanda pro dia 17, mas que dependa de um procedimento X que ocorrerá só no dia 10, não preciso mais colar post-it’s no monitor pra me lembrar quando chegarem as datas. Adiciono um lembrete na mensagem, e o Outlook já dá conta de encaminhar automaticamente pro meu calendário, e me alertar sobre o evento no momento certo.

Ah! O Outlook não envia só e-mails normais. É possível também agendar reuniões e eventos, que são enviados como mensagens fechadas, onde o destinatário só pode responder se está ciente, se deseja propor novo horário, ou se não vai participar. As respostas vão se organizando automaticamente no e-mail do Remetente (ou “anfitrião” do evento) e é possível ter um controle muito bom em cima das respostas recebidas de presenças e ausências. Ao “Aceitar” uma reunião, o próprio calendário do Outlook se programa pra te alertar momentos antes dela ocorrer.

3)      Relacionamento no ambiente profissional

Outra funcionalidade, talvez a mais interessante, é a integração que o Outlook permite com o Active Directory (aí já não depende de você, mas da Adm. de Redes da sua empresa), que permite você fazer busca de e-mails corporativo por nomes, logins de rede, e até mesmo setor, com a opção “Verificar Nomes”. Na troca de e-mail, com apenas um clique no nome da pessoa, você consegue ter acesso a informações importantes, como ramal, setor, status no Office Communicator (MSN corporativo) - o que resolve o problema dos "nomes difíceis", principalmente pra quem está começando numa empresa e tem de fazer interface com vários setores e pessoas.

Enfim, a integração com o AD tem inúmeras vantagens, e uma também que achei muito legal é a de quando você está numa reunião ou evento (cadastrado num calendário), ele altera automaticamente seu status do Office communicator. Supondo que 16:00 no calendário do Outlook você tenha "Reunião com fornecedores LG", assim que der 16:00, seu status muda para Ausente e a descrição é preenchida com a informação do calendário do Outlook

4)      Notas

Mais leve que o bloco de notas, a opção “Anotações” no Outlook, é muito simples e útil, que também vale a pena introduzir na rotina de trabalho. Essa sim extermina os post-it’s. E só pra não passar em branco, é claro, é possível ter uma agenda com telefones, endereços e aniversários de pessoas, também bem simples de usar e transferir de um computador para o outro, caso você mude de PC.

5)      Arquivamento

Quanto ao arquivamento e organização de mensagens, o Outlook além de oferecer opções de criação de subpastas, possibilita a configuração de centenas de regras. Supondo que você atenda 3 tipos de clientes e ainda tenha que atender às solicitações do chefe, você pode criar regras que encaminham as mensagens de acordo com a origem delas, automatizando desde o recebimento e ainda ajudando na priorização e organização das mensagens.

- Mas cuidado pra não se embolar!

O mais importante e ainda não mencionado acima, que independe das facilidades proporcionadas pelo software, é o comportamento e a disciplina que o usuário deve ter diante de tanta funcionalidade, afinal organização excessiva pode engessar o trabalho. Um hábito simples que eu adotei, por exemplo, é o de, antes de atuar em cima de uma tarefa de e-mail, é agrupar as mensagens por assunto, assim você verá se alguém interferiu naquela mensagem num momento posterior. Para entender, basta imaginar que você chegou de manhã no trabalho e viu que tinham 43 mensagens novas na sua caixa de entrada. As vezes a primeira que você lê, é uma solicitação que já até foi resolvida ou abortada numa mensagem não lida que está lá em cima, ou seja, começou a resolver algo que já estava finalizado. A melhor prática nesse caso então é agrupar as mensagens por assunto (assim ele agrupa todo o desenrolar da mensagem até aquele exato momento), categorizar de acordo com a tarefa (solucionar, descartar, acompanhar, etc), e só depois, após ter tido uma rápida visão de todas as 43, começar a atuar de acordo com as categorias que você definiu, uma a uma. Isso mantém a organização e faz você economizar muito tempo, por mais que não pareça e exija um pouco de paciência pra se adaptar.

Como podem ver são opções e práticas bem simples, mas que, por comodismo, muitos não utilizam no dia a dia, pois acaba sendo mais fácil (cômodo) imprimir e deixar a caneta do lado pra ir rabiscando o que tiver que rabiscar, ou então ficar ligando pro ramal do cara toda hora pra pentelhar. A comunicação por e-mail está cada vez mais oficializada e formalizada, pois é eficiente, também em tempo real, e não é inconveniente, como aquelas ligações que chegam bem na hora que você está fazendo um cálculo ou uma reunião emergencial com um membro de equipe ou cliente.

 O Outlook é muito mais do que se imagina... faz com que o ambiente de trabalho fique limpo (pior pra quem tem chefes conservadores que vão achar que a mesa está limpa por falta de trabalho) e é de longe, grande peça na implantação da TI Verde dentro das empresas, que, infelizmente, ainda estão engatinhando nesse quesito.